Документация к программе «Расчеты с подотчетными лицами»
Программа предназначена для ведения аналитического учета расчетов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Основные пункты меню программы:
1. Справочники
1.1. План счетов бухгалтерского учета – общий справочник программы, содержащий счета и субсчета бухгалтерского учета.
1.2. Организации – общий справочник программы, содержащий контрагентов Вашего предприятия.
1.3. Реквизиты собственной организации – константы Вашего предприятия: ИНН, наименование, адрес, ИНН и так далее.
1.4. Объекты аналитического учета – справочник дополнительных аналитических признаков, необязательный к применению.
1.5. Работники предприятия – общий справочник программы сотрудников Вашего предприятия.
2. Данные
2.1. Остатки по подотчетным лицам – этот пункт меню служит для ввода начальных остатков по подотчетным лицам.
2.2. Авансовые отчеты – пункт меню, предназначенный для ввода авансовых отчетов, заполненных на бумажном носителе. Указание субконто(сотрудника) из справочника «Работники предприятия» является обязательным при вводе данных. Форма ввода данных содержит полезные функции фильтра и сортировки.
2.3. Операции для выбора данных – пункт меню для настройки операций, выбираемых автоматически из других задач. Обычно здесь указываются операции, выбираемые из задачи «Касса». Например, операция Дебет 71 Кредит 50 «Выдано в подотчет» и Дебет 50 Кредит 71 «Возврат подотчетных сумм».
2.4. Журнал регистрации отчетов – пункт меню, представляет собой журнал регистрации авансовых отчетов по Вашему предприятию, и предназначен для ввода первичных документов по авансовому отчету, проверки отчета и формирования унифицированной формы № АО-1 в MS Excel. При передаче денежных средств подотчетным лицом сторонней организации рекомендуется использовать корреспондирующий субсчет 60 «Расчеты с поставщиками». Вы также можете воспользоваться функцией «F11 Копировать» для копирования авансовых отчетов и кнопкой «F10 Провести» для формирования проводок по авансовому отчету, которые отображаются в пункте «Авансовые отчеты».
2.5. Закрытие периода – сервисный пункт программы для переноса данных по авансовым отчетам за указанный период в архив.
2.6. Восстановление периода – сервисный пункт программы для восстановления данных по авансовым отчетам из архива.
3. Отчеты
3.1. Оборотная ведомость – стандартный аналитический отчет в разрезе подотчетных лиц по счету 71.
3.2. Выборка по подотчетному лицу – отчет для сверки с подотчетным лицом. Выбираются все документы по указанному подотчетному лицу за указанный Вами период.
3.3. Итоги по корреспондирующим счетам – итоговый отчет по остаткам и оборотам в разрезе проводок бухгалтерского учета.
3.4. Реестр авансовых отчетов – отчет для формирования реестра авансовых отчетов за указанный период.
4. Разное – сервисные пункты Упаковка и Переиндексация, необязательные для успешного функционирования программы. Необходимость воспользоваться этими пунктами меню возникает в случае сбоев в сети энергоснабжения и аппаратных сбоев работы Вашего компьютера.
Порядок работы с программой «Расчеты с подотчетными лицами»
Если есть начальные остатки, то нужно их ввести. Для этого выбираем в главном меню пункт «Данные», далее «Остатки по подотчетным лицам».
Если Вам принесли заполненный отчет, выбираем следующий пункт меню «Авансовые отчеты», где вводим ФИО работника, проводки и сумму по ним, а также обязательно указываем наименование организации, если подотчетное лицо рассчиталось с поставщиком.
Если Вам принесли только первичные документы и Вы сами заполняете авансовый отчет за подотчетное лицо, то в «Журнале регистрации отчетов» добавляем новый отчет (или копируем похожий), вводим первичные документы по авансовому отчету, нажав кнопку «Документы по отчету», проверяем отчет и формируем авансовый отчет в MS Excel нажав кнопку «F9 Печать». Чтобы проводки по авансовому отчету автоматически сформировались в пункте «Авансовые отчеты» воспользуйтесь кнопкой «F10 Провести».
Рис.1 Журнал регистрации авансовых отчетов
В пункте «Оборотная ведомость» Вы получите Оборотную ведомость по счету 71 за любой указанный промежуток времени в разрезе подотчетных лиц.
Рис.2 Формирование оборотной ведомости по 71 счету
Рис.3 Пример оборотной ведомости по 71 счету
При выборе из задач аналитического учета в программе «Журнал хозяйственных операций» выбираются только итоговые проводки по авансовым отчетам из пункта «Авансовые отчеты».
Предлагаем воспользоваться следующим алгоритмом, если есть отчеты по ГСМ:
1. авансовый отчет заполнен на бумаге — сначала воспользуйтесь разделом «Учет и списание ГСМ» для проверки расхода топлива, затем внесите итоговые проводки в пункт «Авансовые отчеты».
2. Если Вам принесли только чеки, то сначала заполняем авансовый отчет в пункте «Журнал регистрации отчетов», печатаем отчет, и кнопкой «F10 Провести» формируем проводки по авансовому отчету, которые отображаются в пункте «Авансовые отчеты», а затем в разделе «Учет и списание ГСМ» проверяем расход топлива.
Возврат денег в кассу подотчетным лицом или выдача в подотчет оформляем в разделе «Касса» — бухгалтерские проводки из «Кассы» участвуют в формировании отчетов по счету 71, автоматически выбранные туда благодаря настройкам пункта «Операции для выбора данных».