Программа Складской учет товаров, материалов и готовой продукции. Программа Склад.
Программа Складской учет предназначена для ведения аналитического учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Аналитика ведется в разрезе складов (материально-ответственных лиц), субсчетов бухгалтерского учета (10.2, 41, 10.6 и т.д.) и наименований ТМЦ. При вводе информации по приходному документу карточки складского учета автоматически формируются в картотеке. Используется модель учета по фактической себестоимости единицы товарно-материальных ценностей.
С чего начать
Первое, что необходимо сделать – это заполнить справочник номенклатуры складского учета и справочник Складов (подразделений, материально-ответственных лиц). Также для оформления первичных документов Вам понадобятся константы Вашего предприятия: ИНН, КПП, наименование, банковские реквизиты, ФИО ответственных лиц и так далее. В программе Склад конечно возможно заполнение справочников что называется «на лету», то есть при вводе документов, но удобнее когда наименования уже присутствуют в справочнике — так Вы сэкономите свое время.
Далее необходимо указать в программе начальные остатки номенклатуры товарно-материальных ценностей в разрезе счетов и складов (подразделений вашего предприятия или материально-ответственных лиц). Это можно сделать в пункте главного меню «Данные», «Ввод начальных остатков». Контроль правильности ввода Вы можете осуществлять с помощью кнопки «F10 Расчет». Данная функция выполняет расчет суммы начальных остатков по учетным ценам по указанному субсчету и выбранному складу.
В нашей программе складского учета возможен и другой способ ввода первоначальных остатков. Например, у Вас есть остатки на 1 января текущего года по данным инвентаризации. В этом случае, в пункте «Приход» Вы должны внести приходный документ, датированный 31 декабря предыдущего года, указав соответствующий субсчет учета по дебету, количество и учетную цену для каждого наименования товарно-материальных ценностей. После проведения такого документа карточки складского учета в картотеке товарно-материальных ценностей будут заведены автоматически.
При ведении складского учета у нас есть первичные документы на поступление товаров и материалов от Поставщиков, а также документы на расход (отгрузка покупателю, внутреннее перемещение между подразделениями предприятия, акты на списание). Логика работы с нашей складской программой предполагает сначала ввод документов на поступление, а затем оформление расходных документов. Случай, когда необходимо оформить расходные документы без поступления товарно-материальных ценностей, также реализован в нашей складской программе, но рассмотрим его отдельно позднее.
Ввод приходного документа от поставщика
Для ввода документа на оприходование ТМЦ выберите пункт меню «Данные», «Приход». В окне формы ввода документов на поступление выберите Склад, на который будут оприходованы наименования по приходному документу. Для добавления номенклатуры в документ нажмите кнопку «F5 Добавить» и в открывшейся карточке ввода укажите наименование из справочника нажав кнопку «Наименование», количество, учетную цену или сумму с НДС или без НДС. В этом же окне укажите номер, дату документа и поставщика из справочника «Организации».
При вводе следующего наименования реквизиты документа будут скопированы автоматически. По завершению ввода приходного документа проверьте правильность ввода, нажав «F10 Расчет». Если в документе отдельной строкой выделены транспортные услуги по доставке, то их можно включить в стоимость номенклатуры нажав кнопку «F12 Включить сумму».
Далее можно продолжить ввод следующего документа. Пакет введенных приходных документов будет отражен в учете при его проведении. При выходе из данного пункта ответьте «Да» на вопрос «Провести документы на приход ТМЦ?» и пакет документов будет отражен в учете. После этого в картотеке товарно-материальных ценностей на выбранном складе (подразделении) мы обнаружим карточки складского учета. Картотека, таким образом, моделирует реальный объект. Вы также можете ответить «Нет», в этом случае введенные Вами документы будут сохранены во временной базе данных. Вы можете позднее выбрать тот же пункт меню и продолжить ввод информации. Проведенные документы автоматически регистрируются в журнале приходных документов, который можно выбрать в пункте главного меню «Документы», «Документы на поступление ТМЦ».
Только в этом пункте можно внести исправления в уже проведенный документ на приход от Поставщика.
Ввод расходного документа
Расход товарно-материальных ценностей связан с реальными процессами производственной деятельности: внутреннее перемещение товаров и материалов между подразделениями (складами) Вашего предприятия, составлением акта на списание ТМЦ, израсходованных в процессе производства, отпуском материалов на сторону на давальческих условиях, перемещением товара в розничную торговую точку, отгрузкой товара или готовой продукции покупателю. В нашей складской программе это реализовано различными журналами расходных документов: «Счета-фактуры (отпуск на сторону)», журнал «Внутреннее перемещение», журнал «Акты на списание», «Отпуск в розничную торговлю». В зависимости от операции выберите соответствующий журнал расходных документов.
Внутреннее перемещение
Например, нам необходимо передать несколько наименований ТМЦ в производство. Первичным документов в данном случае будет являться накладная на внутреннее перемещение. Выбираем журнал «Внутреннее перемещение». Нажав кнопку «F5 Добавить» создаем новый документ, далее нажимает кнопку «F4 Открыть накладную» и кнопку «Ins Добавить».
Добавление происходит на основании данных об остатках в картотеке. В открывшемся окне вводим количество перемещаемых товарно-материальных ценностей и нажимаем кнопку «F10 Выбор» и на запрос: «На какой Склад», указываем подразделение, куда будут оприходованы ТМЦ. Наименования, где указано количество больше нуля будут добавлены в наш документ. Далее нажимаем кнопку «Выход» и на вопрос «Перенести накладную?» ответим «Да». Указанные наименования будут списаны с подразделения, где они учитывались и будут оприходованы в подразделении, которое мы указали в ответ на вопрос: «На какой склад». Таким образом, в картотеке будет смоделирован расход и приход по указанным наименованиям на основании нашей накладной на внутреннее перемещение. В списке накладных на внутреннее перемещение можно сформировать печатную форму первичных документов: накладная на внутреннее перемещение, требование-накладная типовой формы М-11, накладную на отпуск материалов на сторону на давальческих условиях типовой унифицированной формы М-15. При формировании печатных форм укажите запрашиваемые поля.
Акты на списание
Для отражения операции по списанию товарно-материальных ценностей, использованных в процессе производственной деятельности, а также операций по списанию МПЗ пришедших в негодность в процессе эксплуатации, выберите этот журнал документов. Для добавления нового документа нажмите кнопку «F5 добавить», далее «F4 открыть накладную». Воспользуемся кнопкой «Ins добавить» для добавления списка наименований в документ на основании данных складского учета об остатках номенклатуры, смоделированных в картотеке ТМЦ. В открывшемся окне вводим количество списываемых товарно-материальных ценностей и нажимаем кнопку «F10 Выбор», а на вопрос дополнительной информации для списания указываем счет затрат по плану счетов бухгалтерского учета и нажимаем кнопку «Дальше».
Наименования, где было указано количество больше нуля будут добавлены в наш документ. Далее нажимаем кнопку «Выход» и на вопрос «Провести документ?» ответим «Да». Указанные наименования будут списаны с подразделения, где они учитывались. В журнале документов на списание можно сформировать печатную форму первичных документов на списание ТМЦ: акт на списание МПЗ в связи с негодностью, акт на списание МПЗ в процессе производственной деятельности.
Счета-фактуры. Отпуск на сторону
Оформление документов для Покупателя производится в этом журнале расходных документов. Этот журнал служит также для ввода документов реализации работ и услуг.
В случае, если покупателю был выставлен счет на оплату можно поступить следующим образом: в журнале «Счета на оплату» находим выставленный Покупателю счет и нажимаем кнопку «F11 перенести счет в с/ф» и на вопрос «Перенести счет №» отвечаем «Да». В результате наших действий будет сформирован новый документ в журнале «Счета-фактуры. Отпуск на сторону», а содержимое счета на оплату будет скопировано в этот добавленный документ автоматически. При таком способе нам для получения печатной формы отгрузочных документов необходимо выбрать документ в журнале и нажать кнопку «F9 печать». В окне выбора печатных форм укажем необходимый нам документ и заполним в новом окне дополнительную информацию для выбранного документа.
Теперь рассмотрим случай, когда счет на оплату не был сформирован для Покупателя. В журнале «Счета-фактуры. Отпуск на сторону» нажимаем кнопку «F5 добавить» и указываем Покупателя из справочника «Организации», вид документа: на ТМЦ или услуги, валюту документа. Кнопка «Сохранить» добавит новый документ в журнал.
Для заполнения содержимого документа нажимаем кнопку «F4 Содержимое» и далее кнопку «Ins Добавить списком» для добавления нескольких наименований из остатков складского учета или кнопку «F5 добавить» для добавления одного наименования из справочника ТМЦ. При использовании функции «Ins Добавить списком» указываем количество отгружаемых товаров. Кнопка «F10 выбор» добавит номенклатуру в наш документ, где мы указали количество больше нуля. Отпускные цены для выбранных таким способом наименований будут взяты из справочника ТМЦ. Расчет отпускных цен на отгрузку товаров может быть в данном случае также осуществлен с помощью кнопки «F9 установить % наценки». Мы указываем процент наценки, а отпускная цена на товар будет рассчитана программой. В нашей программе учета товара возможно также использование функционала групп отпускных цен при использовании электронного ценника. Допустим в нашем примере, что наше предприятие еще осуществляет доставку отгружаемого товара до склада Покупателя. Для добавления в документ строки об оказанных транспортных услугах в журнале документов «Счета-фактуры. Отпуск на сторону» нажимаем кнопку «F1 Услуги» и в открывшемся окне вводим наименование услуг и их стоимость. Для формирования печатных форм отгрузочных документов нажмите «F9 печать», укажите форму документа и дополнительные сведения по выбранной форме. В нашей программе реализовано формирование следующих форм первичных документов на реализацию: счет-фактура, товарная накладная по форме ТОРГ-12, типовой акт сдачи-приемки работ, справки о стоимости выполненных работ по форме КС-3, акта приемки-сдачи оказанных услуг и рекомендованной ФНС России формы универсального передаточного документа. Следует отметить, что возможно подключение пользовательских форм документов для зарегистрированных пользователей программы «Складской учет».
Рассмотрим теперь назначение других пунктов меню программы Складской учет подробнее.
1. Справочники
1.1. Материалы, товары – справочник товарно-материальных ценностей, который служит для ускорения ввода приходных документов. В справочнике указывается информация о наименовании ТМЦ, его спецификация (например, артикул или другие дополнительные характеристики), единица измерения, страна происхождения, номер ГТД, какими налогами облагается данный вид ТМЦ. Можно также дополнительно указать цену закупки и отпускную цену для товаров, принадлежность к указанной группе товаров, а для фасованного товара – фасовку: единиц в таре, учетную и отпускную цены за единицу. Дополнительная информация служит для удобства оформления расходных документов. В справочнике реализован быстрый поиск по наименованию по первым символам и поиск по вхождению фразы в наименование или спецификацию.
1.2. Склады (подразделения) – справочник складов, подразделений, материально-ответственных лиц на предприятии.
1.3. Организации – общий справочник сторонних юридических и физических лиц программы НМА. Содержит информацию о сторонних организация и физических лицах. В справочнике должны быть введены поставщики и покупатели ТМЦ.
1.4. Работники предприятия – общий справочник программы НМА. Для программы Складской учет является вспомогательным и используется, чтобы указать кладовщика, лицо ответственное за контроль отпуска ТМЦ и т.п.
1.5. План счетов – общий справочник программы НМА, содержащий счета, субсчета бухгалтерского учета.
1.6. Объекты аналитического учета – вспомогательный справочник, необязательный к использованию. Он предназначен для ведения дополнительного аналитического учета пользователя программы.
1.7. Группы цен ТМЦ – справочник групп цен товаров, используется при отпуске товаров, когда отпускная цена зависит от категории покупателя.
2. Данные
2.1. Картотека ТМЦ – пункт меню программы предназначен для просмотра карточек складского учета, прихода и расхода по выбранной карточке.
2.2. Приход — пункт используется для ввода первичных документов о приходе ТМЦ (накладная, счет-фактура). В случае если номера накладной и счет-фактуры различны, рекомендуется использовать при вводе номер счет-фактуры. Ввод документа начинается с указания Склада (подразделения, материально-ответственного лица), затем программа позволит добавить наименования. Нажав кнопку «F5 Добавить» появится окно ввода карточки наименования приходного документа. Укажите наименование ТМЦ из справочника, нажав кнопку «Наименование». Найдите необходимое наименование в справочнике и нажмите кнопку «Enter Выбрать». Далее необходимо указать количество прихода, учетную цену, если она отличается от указанной цены в справочнике ТМЦ, а также дату, номер приходного документа, проводку и выбрать поставщика (контрагента) из справочника организаций. Подтвердите ввод информации, нажав кнопку «Сохранить». При вводе прихода следующего наименования по документу поля: Дата, Номер документа, дебет, Кредит, Поставщик будут скопированы и не потребуют ввода. Завершив ввод приходного документа можно проверить правильность ввода нажав кнопку «F10 Расчет». Эта функция позволяет рассчитать сумму по приходному документу. В случае общей системы налогообложения будут рассчитаны: сумма без НДС, сумма НДС, сумма включая НДС. В этом пункте меню доступна также очень полезная функция «F12 Включить сумму». Она позволяет включить в стоимость единицы ТМЦ прочие расходы, например услуги по доставке. Таким образом, формируется фактическая себестоимость единицы ТМЦ, максимально приближенная к реальной себестоимости единицы.
2.3. Ввод начальных остатков – пункт меню служит для ввода начальных остатков ТМЦ в разрезе Складов (подразделений, материально-ответственных лиц) и субсчетов бухгалтерского учета.
2.4. Карточка ТМЦ – пункт меню программы, предназначенный для просмотра по указанному наименованию ТМЦ остатков по Складам, карточек складского учета с учетными ценами, документов на приход и расход по данному наименованию ТМЦ.
2.5. Закрытие периода – сервисный пункт, необходимый для переноса данных о приходе и расходе ТМЦ в архив. Размер рабочей базы в этом случае значительно уменьшается и увеличивается быстродействие программы. Пункт доступен только пользователям программы, имеющим приоритет Администратора со значением 99, указываемый из главного окна программы НМА в пункте «Настройки», «Пользователи».
2.6. Восстановление закрытого периода – сервисный пункт меню, предназначенный для восстановления данных из архива.
3. Документы
3.1. Счета на оплату – пункт служит для оформления счетов на оплату товаров, работ, услуг. Последовательность действий пользователя следующая: нажмите кнопку «F5 добавить счет», затем откроется окно карточка счета на оплату.
В открывшемся окне укажите покупателя из справочника, нажав кнопку «организация», поля дата и номер счета формируются автоматически (при необходимости их можно изменить), вид счета, валюту счета, затем подтвердите создание нового счета, нажав кнопку «Сохранить». Если оформляется счет на оказываемые услуги или работы можно воспользоваться кнопкой «F1 Услуги». В открывшемся окне укажите наименование работ (услуг), единицу измерения (например, «мес.», «час»), цену с НДС или цену без НДС и нажмите кнопку «Добавить».
В счете можно указать произвольное количество строк на оказываемые услуги. Содержимое счета можно просмотреть, нажав кнопку «F4 Содержимое».
Чтобы выписать счет на оплату товара, то при добавлении необходимо указать «Вид счета» со значением «На ТМЦ», далее нажмите кнопку «F4 Содержимое». Воспользовавшись кнопкой «Ins Добавить несколько наименований» Вы можете указать количество в разрезе наименований из картотеки. Графа «Фактическое количество» показывает наличие ТМЦ на складе из графы «Склад». Завершив ввод количества, нажмите кнопку «F10 Выбор», тогда наименования ТМЦ с указанным количеством больше нуля, будут перемещены в содержимое Вашего счета. Если в справочнике ТМЦ были указаны отпускные цены, тогда они будут также указаны в документе. Завершив ввод, нажмите кнопку «Выход» или клавишу Esc и произойдет возврат к окну со списком выписанных счетов на оплату. Нажав кнопку «F9 Печать» Вы можете сформировать счет на оплату в MS Excel и распечатать его.
Пункт меню программы Складской учет «Счет на оплату» содержит и другие полезные функции для работы бухгалтера: например перенос выбранного счета на оплату в журнал выписанных счетов-фактур, просмотр акта сверки с покупателем, а также есть функция копирования уже выписанного счета.
3.2. Счета-фактуры. Отпуск на сторону – пункт меню программы используется для оформления первичных документов по реализации: счетов-фактур, накладных, товарных накладных по форме ТОРГ-12, актов сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг), справок о стоимости выполненных работ по форме КС-3. Если был выписан счет на оплату покупателю, то его можно перенести в журнал счетов-фактур. Как это сделать описано в пункте 3.1. Если же необходимо выписать новую счет-фактуру, то последовательность действий пользователя аналогична оформлению счета на оплату: нажмите кнопку «F5 Добавить», затем откроется окно карточка счет-фактуры. В открывшемся окне укажите покупателя из справочника, нажав кнопку «организация», поля дата и номер счета-фактуры формируются автоматически (при необходимости их можно изменить), вид счета, валюту счета, затем подтвердите создание нового документа, нажав кнопку «Сохранить». В программе НМА принято, что номер счета-фактуры совпадает с номером акта или накладной. Данное допущение облегчает поиск документов на бумажных носителях в случае необходимости и соответствует требованиям Российского законодательства при ведении бухгалтерского учета. Если оформляется документ на оказываемые услуги или работы можно воспользоваться кнопкой «F1 Услуги». В открывшемся окне укажите наименование работ (услуг), единицу измерения (например, «мес.», «час»), цену с НДС или цену без НДС и нажмите кнопку «Добавить». В документе можно указать произвольное количество строк на оказываемые услуги (выполненные работы). Содержимое счета-фактуры (акта, накладной) можно просмотреть, нажав кнопку «F4 Содержимое».
Чтобы оформить документы на отгрузку товара при добавлении необходимо указать «Вид счета» со значением «На ТМЦ», далее находясь на добавленном документе нажмите кнопку «F4 Содержимое». Воспользовавшись кнопкой «Ins Добавить несколько наименований» Вы можете указать количество в разрезе наименований из картотеки. Графа «Фактическое количество» показывает наличие ТМЦ на складе из графы «Склад». Завершив ввод количества, нажмите кнопку «F10 Выбор», тогда наименования ТМЦ с указанным количеством больше нуля, будут перемещены в содержимое Вашего документа. Если в справочнике ТМЦ были указаны отпускные цены, тогда они будут также указаны. Завершив ввод, нажмите кнопку «Выход» или клавишу Esc и произойдет возврат к окну со списком выписанных счетов-фактур. Нажав кнопку «F9 Печать» Вы можете сформировать первичные документы по реализации в MS Excel и распечатать их: счет-фактура, накладная, товарная накладная по форме ТОРГ-12, акт сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг), справку о стоимости выполненных работ по форме КС-3.
3.3. Документы на поступление ТМЦ – этот пункт меню программы необходим для просмотра журнала документов на поступление ТМЦ и их корректировки в случае необходимости. При вводе документов в пункте «Приход» журнал прихода формируется автоматически.
3.4. Внутреннее перемещение – пункт меню программы Складской учет, необходимый для моделирования внутреннего перемещения ТМЦ со склада на склад, со счета на счет. Последовательность действий пользователя практически аналогична оформлению документов на отпуск на сторону: нажмите кнопку «F5 Добавить» и в списке появится строка, соответствующая новой накладной, затем нажмите кнопку «F4 открыть накладную» и «Ins добавить». Укажите перемещаемое количество ТМЦ в разрезе наименований и нажмите кнопку «F10 Выбор» для подтверждения ваших действий. При необходимости можно откорректировать дебет счета в сформированном документе, так как кредит программа определит автоматически. Далее нажмите кнопку «Выход» и Вы возвратитесь к списку накладных. На вопрос программы «Перенести накладную?» Вы можете ответить «Да». На форме со списком накладных кнопка «F9 Печать» позволяет сформировать в MS Excel следующие документы: накладная на внутреннее перемещение, требование-накладная, акт на списание (передачу в эксплуатацию).
3.5. Акты и накладные на списание – пункт меню программы служит для оформления документов на списание ТМЦ. Последовательность действий пользователя аналогична оформлению документов на внутреннее перемещение.
3.6. Выставление счетов по сроку — использование этого пункта меню целесообразно при регистрации абонентских договоров с клиентами в задаче «Учет и регистрация договоров» с указанием срока выставления счета по договору.
4. Выходные формы – это стандартные отчеты программы автоматизации Складского учета.
4.1. Остатки на число в разрезе Складов и счетов
4.2. Оборотная ведомость
4.3. Материальные отчеты
4.4. Инвентаризационная опись
4.5. Нестандартные отчеты
4.6. Прайс-лист
4.7. Отчет по группе покупателей (Отчет по продажам)
4.8. Реестр выписанных счетов, счетов-фактур
5. Сервис
5.1. Упаковка и переиндексация – сервисные функции необязательные к применению.
5.2. Реквизиты собственной организации – константы Вашего предприятия.
5.3. Настройки программы Склад – в этом пункте можно указать константы программы, которые будут использованы в качестве данных по умолчанию при вводе документов и значительно облегчат его.
Особенно востребованной функцией в настройках является изменение длины полей «Наименование» и «Спецификация». По умолчанию в складской программе используются значения длины «Наименование» 50 знаков, а «Спецификация» 25 знаков. Вы можете настроить длину указанных полей, нажав кнопку «Настройка длины полей Наименование и Спецификация». Если Ваша организация занимается оказанием услуг, то может оказаться полезным длину поля в таблице «Продажи» сделать больше, чем в остальных таблицах.
Заключение
Программа Складской учет позволяет моделировать движение товарно-материальных ценностей при использовании метода учета по фактической себестоимости единицы в режиме реального времени, поэтому в программе большое внимание уделено удобству ввода документов. Это позволяет значительно уменьшить время их подготовки и таким образом увеличить производительность персонала. Рекомендуется придерживаться логической последовательности при вводе документов: в первую очередь должны быть внесены документы на поступление ТМЦ, а затем уже на внутреннее перемещение или расход.