Программа НМА
Программа НМА info@nm-a.ru
+7 (985) 787-64-84

Документация к программе «Расчеты с подотчетными лицами»

Программа предназначена для ведения аналитического учета расчетов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Основные пункты меню программы:

1. Справочники

1.1. План счетов бухгалтерского учета – общий справочник программы, содержащий счета и субсчета бухгалтерского учета.
1.2. Организации – общий справочник программы, содержащий контрагентов Вашего предприятия.
1.3. Реквизиты собственной организации – константы Вашего предприятия: ИНН, наименование, адрес, ИНН и так далее.
1.4. Объекты аналитического учета – справочник дополнительных аналитических признаков, необязательный к применению.
1.5. Работники предприятия – общий справочник программы сотрудников Вашего предприятия.

2. Данные

2.1. Остатки по подотчетным лицам – этот пункт меню служит для ввода начальных остатков по подотчетным лицам.
2.2. Авансовые отчеты – пункт меню, предназначенный для ввода авансовых отчетов, заполненных на бумажном носителе. Указание субконто(сотрудника) из справочника «Работники предприятия» является обязательным при вводе данных. Форма ввода данных содержит полезные функции фильтра и сортировки.
2.3. Операции для выбора данных – пункт меню для настройки операций, выбираемых автоматически из других задач. Обычно здесь указываются операции, выбираемые из задачи «Касса». Например, операция Дебет 71 Кредит 50 «Выдано в подотчет» и Дебет 50 Кредит 71 «Возврат подотчетных сумм».
2.4. Журнал регистрации отчетов – пункт меню, представляет собой журнал регистрации авансовых отчетов по Вашему предприятию, и предназначен для ввода первичных документов по авансовому отчету, проверки отчета и формирования унифицированной формы № АО-1 в MS Excel. При передаче денежных средств подотчетным лицом сторонней организации рекомендуется использовать корреспондирующий субсчет 60 «Расчеты с поставщиками». Вы также можете воспользоваться функцией «F11 Копировать» для копирования авансовых отчетов и кнопкой «F10 Провести» для формирования проводок по авансовому отчету, которые отображаются в пункте «Авансовые отчеты».
2.5. Закрытие периода – сервисный пункт программы для переноса данных по авансовым отчетам за указанный период в архив.
2.6. Восстановление периода – сервисный пункт программы для восстановления данных по авансовым отчетам из архива.

3. Отчеты

3.1. Оборотная ведомость – стандартный аналитический отчет в разрезе подотчетных лиц по счету 71.
3.2. Выборка по подотчетному лицу – отчет для сверки с подотчетным лицом. Выбираются все документы по указанному подотчетному лицу за указанный Вами период.
3.3. Итоги по корреспондирующим счетам – итоговый отчет по остаткам и оборотам в разрезе проводок бухгалтерского учета.
3.4. Реестр авансовых отчетов – отчет для формирования реестра авансовых отчетов за указанный период.
4. Разное – сервисные пункты Упаковка и Переиндексация, необязательные для успешного функционирования программы. Необходимость воспользоваться этими пунктами меню возникает в случае сбоев в сети энергоснабжения и аппаратных сбоев работы Вашего компьютера.

Порядок работы с программой «Расчеты с подотчетными лицами»

Если есть начальные остатки, то нужно их ввести. Для этого выбираем в главном меню пункт «Данные», далее «Остатки по подотчетным лицам».
Если Вам принесли заполненный отчет, выбираем следующий пункт меню «Авансовые отчеты», где вводим ФИО работника, проводки и сумму по ним, а также обязательно указываем наименование организации, если подотчетное лицо рассчиталось с поставщиком.
Если Вам принесли только первичные документы и Вы сами заполняете авансовый отчет за подотчетное лицо, то в «Журнале регистрации отчетов» добавляем новый отчет (или копируем похожий), вводим первичные документы по авансовому отчету, нажав кнопку «Документы по отчету», проверяем отчет и формируем авансовый отчет в MS Excel нажав кнопку «F9 Печать». Чтобы проводки по авансовому отчету автоматически сформировались в пункте «Авансовые отчеты» воспользуйтесь кнопкой «F10 Провести».

Рис.1 Журнал регистрации авансовых отчетов
Рис.1 Журнал регистрации авансовых отчетов

В пункте «Оборотная ведомость» Вы получите Оборотную ведомость по счету 71 за любой указанный промежуток времени в разрезе подотчетных лиц.

Рис.2 Формирование оборотной ведомости по 71 счету
Рис.2 Формирование оборотной ведомости по 71 счету

Рис.3 Оборотная ведомость
Рис.3 Пример оборотной ведомости по 71 счету

При выборе из задач аналитического учета в программе «Журнал хозяйственных операций» выбираются только итоговые проводки по авансовым отчетам из пункта «Авансовые отчеты».
Предлагаем воспользоваться следующим алгоритмом, если есть отчеты по ГСМ:
1. авансовый отчет заполнен на бумаге - сначала воспользуйтесь разделом «Учет и списание ГСМ» для проверки расхода топлива, затем внесите итоговые проводки в пункт «Авансовые отчеты».
2. Если Вам принесли только чеки, то сначала заполняем авансовый отчет в пункте «Журнал регистрации отчетов», печатаем отчет, и кнопкой «F10 Провести» формируем проводки по авансовому отчету, которые отображаются в пункте «Авансовые отчеты», а затем в разделе «Учет и списание ГСМ» проверяем расход топлива.

Возврат денег в кассу подотчетным лицом или выдача в подотчет оформляем в разделе «Касса» - бухгалтерские проводки из «Кассы» участвуют в формировании отчетов по счету 71, автоматически выбранные туда благодаря настройкам пункта «Операции для выбора данных».