Порядок действий пользователя при внедрении программы «Учет и списание ГСМ».
1. В пункте главного меню «Разное» выберите подпункт «настройки программы Учет путевых листов и списание ГСМ».
Рис. 1
В диалоговом окне (рис. 1) укажите Ваш вариант аналитического учета ГСМ.
Если на вашем предприятии водители закреплены за конкретным транспортным средством и аналитический учет ГСМ ведется в разрезе водителей, отметьте «Учет ГСМ в разрезе водителей».
В этом случае будет необходимо указать начальные остатки по каждому водителю в пункте «Данные», подпункт «Остатки ГСМ в разрезе водителей».
Рис. 2
В данном случае при смене водителя, закрепленного за транспортным средством, будет необходимо передавать остатки ГСМ от водителя к водителю по транспортному средству. Данная операция регистрируется в пункте «Данные», «Передача остатков между водителями».
В случае если водители автомобилей часто меняются и аналитический учет ГСМ ведется на Вашем предприятии в разрезе транспортных средств, укажите вариант учета «Учет ГСМ в разрезе транспортных средств». Затем в пункте «Данные», «Начальные остатки ГСМ в разрезе транспортных средств» необходимо указать начальные остатки ГСМ по каждому автомобилю.
При варианте учета в разрезе транспортных средств необходимость в передаче остатков между водителями отсутствует.
/>
Рис. 3
2. Заполните справочник «Транспортные средства (автомобили)»:
/>
Рис. 4
Карточка справочника «Транспортные средства (автомобили)» изображена на рис.4.
С помощью кнопки «Нормы расхода топлива» укажите нормы расхода ГСМ по выбранному транспортному средству, утвержденные приказом руководителя на Вашем предприятии.
Нормы необходимо указывать фактически используемые для расчета с учетом региональных надбавок и коэффициентов. В данном диалоговом окне можно также указать другие нормы расхода, используемые для ТС.
/>
Рис. 5
3. Заполните справочник «Работники предприятия (водители)»
/>
Рис. 6
В разделе «Водительское удостоверение» укажите сведения водительского удостоверения водителя (серия, номер, данные лицензионной карточки).
4. В пункте главного меню «Реквизиты собственной организации» укажите константы Вашего предприятия: сокращенное и полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес,
ФИО руководителя и главного бухгалтера. Данные константы используются при заполнении форм первичных документов и отчетов программы.
5. При использовании дополнительного оборудования, совместно с транспортным средством, заполните указанный справочник. В данном справочнике программы
указываются также данные о прицепах транспортных средств и нормы расхода ГСМ при использовании прицепа.
/>
Рис. 7
При использовании платной версии программы (подписка на 12 месяцев) доступны справочники «Места отправления/назначения» и «Маршруты»
/>
Рис. 8
/>
Рис. 9
Заполнение справочников возможно и при вводе путевых листов в пункте «Данные», «Ввод путевых листов», но заполненные справочники гораздо удобнее в процессе работы.